メールの書き方、使い方 

気をつけよう仕事で使うメールのあれこれ

半角全角は使い分けること

通常全角文字は日本語を書くための文字です。アルファベットを全角で書いても大きな問題はありませんが、ホームページアドレスやメールのアドレスを入力する際には、半角で入力するように気をつけましょう。また、ホームページアドレスやメールのアドレスに限らず、英数字を入力する場合は、半角文字で統一した方が読みやすい文面になります。
読む人によっては英数字を全角で入力していると「こいつはイマイチだな」という印象を与える可能性もありますよ!

また、全角半角に関わらず機種依存文字は絶対に使わないこと!
携帯では絵文字、パソコンでは丸の中に数字が入っている物やギリシャ文字などです。OSや読み取るアプリによって文字化けしたりまったく異なる意味の文字に変わってしまったりする場合があります。

質問、提案には必ず返信すること

当然なことではありますが、先方から「~ということで宜しいでしょうか。」「~にしたいと思います。」などのメールが返ってきた時には必ず、相手の考えを了承する意を伝えるメールを返信するようにしましょう。
自分がメールを見て「それなら問題ない」「それで良いだろう」と思って返信しないと大変なクレームにつながる場合があります。自分か決定権を持つ場合のメールのやり取りは最終確認が終了するまでは返信を忘れないように!

必ず礼状を書くと

どんな些細なことでもきちんと礼状を書くようにしましょう。食事をご馳走になったけど、お礼のメールを送るほどの事でもないか・・・など思うことがあるかもしれません。お礼を言われて気分が悪くなる人はいません。
礼状を書くとなると、けっこう面倒くさいと感じるかもしれませんが、簡単でもいいので「私は常識がある人間です」アピールをしておけば、その後の仕事もスムーズにいくこともあるはずです。小さなことからコツコツと!

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CCとBCC

同報メールするときにCCやBCCを使うこともあると思いますが、使い方を間違えると大変な事態に発展することも。正確には宛先にも複数人のアドレスと入力することも可能なのですが、それぞれの役割を知っているでしょうか。
届いたメールには送信者が入力したTO(宛先)とCC(カーボンコピー)が全て表示されますが、BCC(ブラインドカーボンコピー)は見えません。
例えばAさんがBさんCさんDさんをTO又はCCで送信したら、BさんはAさんがBさんCさんDさんに同報メールしたと分かるのです。
BCCに入力されているアドレスは文字通りブラインドされるのです。

TOでもCCでも機能は同じなのですが、CCはあくまでコピー。通常はTOにはメールの内容に直接関わる人宛、CCには参考に読んで貰いたい人宛で送るのです。

BCCはちょっと特殊で、BCCで送られた人は送信者がTOやCCで誰に送信したか分かりますが、TOやCCで送信された人はBCCで誰に送信したかわかりません。
Aさんが上司Bと同僚Cに同報メールするときに、BCCで上司BへCCで同僚Cに送ったとしたら、上司Bは同僚Cがこのメールを送られているのはわかりますが、同僚Cは上司Bもこのメールを読んでいるとは分からないわけです。

少しややこしいので、使い方が分からないうちは一人一人送ったほうが無難です。

OutlookExpressでBCCを表示するにはメッセージの作成画面で[表示] - [すべてのヘッダー]で表示されます。

カタカナ用語は避けるべき

上司や取引先にメールを送る時に、専門用語の連発や加えてカタカナ用語連発で、俺は最先端を行く男だぜ的なアピールをしても良い印象を与えることは少ないようです。
言葉で伝えるのとは違い、「その場で聞き返せない」「言葉で聞けばなんとなく分かるが文章だと理解不能」といったことがあります。お年寄りに優しいメールを書きましょう。
知識をひけらかすだけの自分よがりな人間よりも、相手が理解できるように説明する事のできる人間のほうが喜ばれます。かといって親切すぎて馬鹿にされている感を受けるメールもよくないと思いますけど(笑)

昨日、今日は使わない

手紙と違いメールはリアルタイムで相手に見てもらうことが可能です。しかし、メールサーバーの不備や相手がメールをチェックするタイミングなどで送信した日とメールを確認する日が異なることはよくあることです。
メールを見る時にその都度メールの発信日を確認する人は少ないです。日付の間違いなど、思わぬトラブルの原因となります。
メールを書いている時は23時だったが、送信した時は0時になってしまうと日付も変わってしまい、今日がいつだか分からなくなってしまいます。
また、メールサーバーの不具合で送信日が受信日よりも後になってしまった現象が起こった場合もうわけがわからなくなってしまいます。

トラブルを防ぐためにも、あいまいな表現は避け、できるだけ正確な日付を記すようにしましょう。

コピペには十分注意を

以前送った内容と同じ文面でよい場合や、他の人に送ったメールを少し変更して送る場合に前文コピー&ペーストで修正することがあるとも思います。
日付や時間、名前の修正を忘れないように十分注意して、送信前に文章の確認を必ず行ってください。

催促メールは要注意

いくら文章を丁寧に書いたとしても、自分の都合で早く送ってほしいと相手が感じたら不愉快に思わせる可能性があります。
催促する場合は必ず、「こちらのメールが迷惑メールになって届いていない」「サーバの不具合などで届いていない」など自分の不備で届いていない可能性があることを餌にして催促しましょう。
そして、期限を決めて一度返事をもらうようにしてもらい、些細なことでも質問メールを気軽に送ってもらうように最後に付け加えておきましょう。
決して相手を悪者にする内容は決して書いてはいけません。

他人のアドレスを教える時

メールのやりとりの中で、直接メールをするのでアドレスや連絡先を教えて欲しいと言われることがあるかと思います。個人情報保護の厳しいご時勢で、ほいほい個人情報を教えてはいけません。
そんな時は、相手にどこまでの個人情報を教えてよいか確認した後に正確に伝えるようにしましょう。

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案内メールを送る

誘いとは逆に案内メールを送る時は、何の案内か、何時何処でするのか、参加方法、返信期限を書きましょう。
件名にはメールの内容が分かるようなものを入れておけば忘れられることも減るでしょう。

署名

署名は名刺と同じです。相手が自分の社名や電話番号を知っているとしてもきちんと付けましょう。
会社名、肩書き、氏名、会社電話Fax番号、会社住所、メールアドレス
は必ず入れましょう。電話番号は自分の席の内線番号があれば加えたほうが良いでしょう。それと、名前のふり仮名にローマ字を入れておくのも良いかもしれません。
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株式会社 日々精進
広報部 主任 日々和豚 (hibi waton)
TEL:06-1234-4567
FAX:06-1234-4589
住所:大阪府大阪市鈍都鯉0-1-24
Mail:hibisyoujin@jisakupc.com
http://z0001.blog87.fc2.com/
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(上記住所、電話番号など全て架空の物になります)
OutlookExpressだと[ツール] - [オプション] - [署名] で作成し毎回署名を追加する設定もできます。

間違えやすい丁寧語

すいません→申し訳ございません
ご連絡させていただきます→ご連絡いたします
よろしかったでしょうか?→よろしいでしょうか?
ご苦労様です→お疲れ様です
お電話さしあげましょうか?→お電話をいたしましょうか?
おやりになりますか?→なさいますか?
どうしますか?→いかがなさいますか?
こちらにおうかがいください→こちらにお越しください

携帯電話へのメール

携帯電話へのeメールは、簡潔に書くことがマナーとされています。文面が長すぎるとデータ転送量が大きくなり、それに応じて受け取り側が料金を多く支払うことになってしまうからです。また、あまりに長い文章だと、キャリア(携帯電話事業者)によっては、送信可能文字数をオーバーしてしまうこともあります。
尚、携帯電話へのeメールでは署名は付けないことがマナーです。

仕事以外のメール

社内メールがある会社などだと、部署内の飲み会の誘いなどメールでくることがあるかもしれません。文章で人の本意は伝わりにくいですので「用事があるのでむりです。」と一言で終わらせてしまうと、本当は行きたかったのに誘われたくないのかと勘違いされてその後お誘いがこなくなる事も・・・
行けない理由を事細かく書く必要はありません。「行きたいですが今回は行けません、また誘ってください」「先約があり今回は残念ながら参加できません、またの機会にお願いします」など行きたいが行けない意を入れてやんわりと断りましょう。

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